IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI

Il diritto di accesso agli atti è un diritto rilevante del Cittadino e accedere agli atti permette la trasparenza delle pubbliche  amministrazioni.

Attenzione, però: per non avere dinieghi, occorre che si chieda e già esista un documento (e non che si chiedano informazioni) e il documento sia ben indicato.

Vediamo meglio, così come stabilisce la legge e come precisa anche la recentissima giurisprudenza, così da saper accedere agli atti.

CHE DICE LA LEGGE?

L’art. 22 della legge 7 agosto 1990 n. 241 recita testualmente:

 “1. […] a) per “diritto di accesso”, il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi; b)  per “interessati”, tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso; c)  per “controinteressati”, tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza; d)  per “documento amministrativo”, ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale; e)  per “pubblica amministrazione”, tutti i soggetti di diritto pubblico e i soggetti di diritto privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dal diritto nazionale o comunitario.

2.   L’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza.
3. Tutti i documenti amministrativi sono accessibili, ad eccezione di quelli indicati all’articolo 24, commi 1, 2, 3, 5 e 6.
4.  Non sono accessibili le informazioni in possesso di una pubblica amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo, salvo quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di accesso a dati personali da parte della persona cui i dati si riferiscono.
5.   L’acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti pubblici, ove non rientrante nella previsione dell’articolo 43, comma 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, si informa al principio di leale cooperazione istituzionale.
6.   Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere”.

OGGETTO DEL DIRITTO DI ACCESSO

Dal testo della suddetta normativa si legge che “Non sono accessibili le informazioni in possesso di una pubblica amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo”.

L’oggetto, quindi, del diritto di accesso è rappresentato dal documento mentre le informazioni, pur in possesso della pubblica amministrazione, non sono liberamente accessibili finché non abbiano formato oggetto di documenti amministrativi.

Sul punto la giurisprudenza più recente ha precisato che il diritto di accesso concerne documenti amministrativi esistenti e nella disponibilità della pubblica amministrazione mentre le informazioni, pur possedute dalla pubblica amministrazione, non sono liberamente accessibili fintanto che esse non abbiano formato oggetto di specifici documenti amministrativi (Tar Calabria, sez. II, sentenza 7 marzo 2023, n. 343).

In particolare, il Tribunale Amministrativo Regionale fonda le sue argomentazioni sulla lettura dell’art. 22 della L.241/1990, relativo alla definizione normativa di documento amministrativo, e precisa che, pur trattandosi di nozione assai ampia, essa tuttavia “comprende documenti già esistenti nella loro materialità”. Dunque, al fine della valutazione circa l’accesso agli atti, il discrimine individuato  è rappresentato dalla categoria concettuale del documento materialmente esistente. 

La decisione in esame si pone nel solco tracciato anche della giurisprudenza più recente (Cfr. ex multis: Consiglio di Stato, sezione V, sentenza 6 settembre 2022 n. 7764; Tar Campania, sezione VI, sentenza 26 marzo 2015 n. 1809) secondo cui l’istanza di accesso ai documenti può avere ad oggetto solamente la documentazione già formata e in possesso dell’amministrazione. Diversamente opinando, la pubblica amministrazione verrebbe onerata, senza limiti ragionevoli, di un’attività di elaborazione di dati e informazioni necessaria per assecondare le specifiche richieste di accesso.

In altri termini, la domanda di accesso non può compulsare l’amministrazione nella formazione di documenti nuovi.

Inoltre, per consolidata giurisprudenza, l’istanza di accesso deve esser formulata in modo sufficientemente circoscritto, nel senso che la documentazione alla quale si vuole accedere deve essere indicata in modo tale da consentire agevolmente alla pubblica amministrazione di poter evadere la richiesta (Cfr., ex multis, Consiglio di Stato, sezione VI,  22 giugno 2020, n. 3992).

Occorre, quindi, che il Cittadino conosca bene questi aspetti al fine di esercitare idoneamente il diritto di accesso.

Avv. Valentina Paglia, Avvocato